Cómo gestionar el trabajo virtual en tu equipo

Trabajo virtual

La tecnología ha habilitado el trabajo virtual desde hace décadas, sin embargo, sigue siendo una una práctica poco adoptada por el grueso de las empresas. Aquí veremos 6 prácticas para gestionar a tu equipo virtualmente.

Muchas veces el impulso de la virtualidad ha llegado desde los proveedores de tecnología. Pero, posiblemente en estos tiempos de pandemia, la realidad nos hace ajustarnos así no queramos.

Esta semana un amigo me comentaba, que, con la situación actual, por primera vez su suegro usó la oficina virtual de su banco y tuvo que aprender a hacer algo que se había resistido durante toda su vida.

Creo que con el trabajo virtual de los equipos en alguna medida sucederá lo mismo.

Por esto hoy quiero hablar de algunas prácticas para hacer que funcione.

Las barreras para el trabajo virtual

El trabajo virtual ofrece grandes beneficios de productividad y comodidad para las empresas y sus colaboradores. Lograrlo es una tarea que requiere de un planteamiento novedoso.

Entre las dos grandes barreras para trabajar virtualmente, se encuentran, la necesidad de la creación de una cultura de confianza mutua y responsabilidad; también la sensación de pérdida de control por parte de los jefes.

Y es que las formas de administrar tradicionales no funcionan igual virtualmente.

Estas prácticas muchas veces están basadas en el poder por la jerarquía, el control centralizado de toma de decisiones y la motivación a través de la disciplina.

Y es que perder ese poder de controlar, es demasiado para la mayoría de directivos.

Nuevas formas de gestionar el trabajo virtual

La pérdida de control del trabajo virtual es real , dado que las herramientas tradicionales no funcionan igual.

Se requiere poner en práctica formas más modernas de control.

Para controlar el trabajo en general existen 4 herramientas fundamentales:

La supervisión

Es la observación regular de las actividades que se llevan a cabo por una persona o equipo. Suele ser muy costosa, pues requiere de muchas capas de burocracia y de tiempo de los directivos. Es la más usada en las formas tradicionales de gestión.

La medición de resultados

Aquí se mide lo producido, enlaza el trabajo con los objetivos de negocio. Tiene la desventaja de que, si el indicador está mal planteado, o es visto como lo único importante puede llevar a limitar la capacidad de mejora de las personas y organización.

Los procesos

Aquí se establece unos métodos, que todos deben seguir. Entonces se garantiza que las personas se adhieran a esa forma de hacer las cosas. Ayuda a la eficiencia, pero puede ser monótono si es llevado a extremos.

La cultura

Es generar un control social, a través de los valores y los protocolos de trabajo. Por tanto, las personas se comportan de acuerdo a la cultura, sin supervisión. Es la más poderosa de las formas de control y la más difícil de conseguir, pues requiere de una buena selección de talento, también de políticas claras y consistentes.

Estas cuatro formas de control se realizan en todas las empresas de cierto tamaño de una forma u otra.

Prácticas para gestionar el trabajo virtual

El reto más fuerte del trabajo virtual es que no puedes ejercer presión a través de la supervisión, de la misma forma que se hace presencialmente. Es muy difícil controlar las horas que las personas están sentadas en su puesto.

Otro de los retos del trabajo virtual, es que muchas de las dinámicas de la oficina desaparecen, incluidos ciertos rituales y la socialización.

Necesitas confiar en los demás y tu equipo debe ser responsable, lo cual requiere de madurez de ambos lados.

Aquí hay 6 prácticas para que modifiques los patrones que te limitan a la hora de manejar a tu equipo virtualmente.

1.      Refuerza el propósito del trabajo

Es esencial, que tu equipo entienda cuál es el impacto de su trabajo y que cada individuo, tenga claridad de cómo contribuye a los resultados. Trabajar remotamente requiere de motivación interna y una de las maneras es teniendo propósito.

2.      Establece acuerdos sobre las expectativas

El Trabajo virtual, nos exige cambiar la supervisión, por el planteamiento de metas y la medición de resultados. En nuestro caso es esencial comunicar qué se espera de cada persona, no solo en términos numéricos, sino también de los comportamientos deseados.

3.      Mide y acompaña los resultados

Una vez establecido con claridad que requieres de cada persona y del equipo, continúa ayudando a tus colaboradores. Esto se logra midiendo resultados, pero también acompañando a las personas a que superen las barreras que los limitan de alcanzar sus metas en su trabajo cotidiano, por ejemplo gestionar su tiempo. Es ponernos al servicio de los demás, antes que supervisar.

4.      Afianza los sistemas de trabajo y rutinas del equipo

Crea rutinas y rituales para tu equipo, por ejemplo, reunirse todas las semanas para hablar conjuntamente sobre cómo está el equipo, también espacios para valorar la contribución de cada miembro.  Trabajar virtualmente requiere de reglas claras y un calendario de cumplimiento.

5.      Crea una cultura de responsabilidad

Todo lo que hablamos solo funciona siendo consistente en tu actuar. por tanto es necesario que tú lideres estas iniciativas, pues nadie más lo hará por ti.  También es indispensable premiar los buenos comportamientos, como la colaboración, ya sea a través del reconocimiento, ofreciendo mayores responsabilidades, con estímulos al desempeño ya sean económicos o en especie.

6.      Utiliza la tecnología adecuadamente.

Que las personas puedan estar disponibles en cualquier momento, no significa que debas interrumpirlas. Por tanto, establece horarios para comunicarte. Si vas a definir criterios importantes, no lo hagas por email. Usa las videoconferencias para no perder el contacto humano. También si tu compañía tiene acceso a portales de proyectos y herramientas de colaboración, utilízalas.

Recuerda que gestionar tu equipo virtualmente, no es perder el control, sino ejercerlo de otra forma. Así que aprovecha las nuevas oportunidades y ayuda a que el trabajo sea mejor para todos y ofrezca más resultados.

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