La técnica #1 para un mejor manejo del tiempo

Manejo del Tiempo

El día a día del trabajo, cada vez ofrece más distractores. El manejo el tiempo es cada vez más retador. Hoy quiero mostrarte la técnica de bloques de tiempo para organizar mejor tu día, ser más productivo y mantenerte en control.

¿Te ha pasado que vas a muchas reuniones y no tienes tiempo para hacer tus tareas?

Por otro lado, cuando estás trabajando existen muchas distracciones, desde el chat en tu teléfono celular, hasta el compañero de trabajo que quiere contarte algo.

Que tal de jefe o cliente con una nueva tarea faltando 15 minutos para salir a tu casa.

En el fondo, lo que sucede es que cuando no tenemos control, los demás fijan la agenda, nuestro tiempo y muchas veces prioridades.

Cuando nos falta claridad o consciencia de cómo manejamos nuestro tiempo y energía, es más difícil lograr las metas que queremos para nuestra vida.

La multitarea el adversario número uno del buen manejo del tiempo

De acuerdo a estudios, trabajar en muchas cosas a la vez nos ofrece el peor desempeño a la hora de procesar varias tareas.

Lo que sucede es que al cerebro le toma un tiempo concentrarse en cada asunto.

Entonces si estamos cambiando nuestra atención intermitentemente y con varias cosas a la vez, esto le exige a nuestra mente, tiempo adicional para reenfocarse en cada labor.

Por ejemplo, si tienes que hacer un informe y realizar unas llamadas, es más rápido hacer las llamadas, terminarlas y escribir el informe; que hacer el informe y las llamadas al tiempo.

Trabajar de esta forma también, nos puede generar sensación de descontrol.

Cada persona tiene ritmos naturales diferentes de trabajo

¿Has notado que hay gente que le cuesta un buen tiempo levantarse y otras que no tienen ningún problema en madrugar?

Esto no es porque unas personas sean perezosas y las otras trabajadoras.

Lo que sucede es que cada persona tiene ritmos naturales diferentes de trabajo.

Cuando somos conscientes de estos ritmos, podemos ajustar las horas de máxima concentración del día, a el trabajo que más energía intelectual requiere.

La técnica de bloques de tiempo

Teniendo en cuenta estas dos condiciones, existe una técnica que se llama bloques de tiempo o “Time blocking”.

Que en esencia es organizar bloques de tiempo, ajustados a nuestros ritmos de trabajo.

Por ejemplo, para mi es importante ir al gimnasio. Por tanto, desde hace años, he asignado bloques fijos por la tarde, en la semana para ir.

Entonces, es más fácil cumplir con mi plan de entrenamiento, que si todos los días estuviera cambiando de horarios.

La idea de los bloques de tiempo, es encontrar una fórmula que nos funcione y ayude a lograr nuestros objetivos a tiempo.

Estos son los beneficios de usar bloques de tiempo:

Los diferentes tipos de bloques de tiempo

En la concepción clásica del manejo del tiempo, se fijan unas metas y se las asocia a tareas.  La forma de cumplirlas es mediante listas de tareas. Muchas veces llenando nuestro horario de cosas.

Lo que limita este enfoque es que se centra en el cumplimiento de tareas, no tanto en el cumplimiento de objetivos.

Muchas veces puede ser más productivo hablar con alguien, que nos ayude con una nueva perspectiva a un reto, que cumplir con un plan que va a fallar.

En el mundo de hoy, también necesitamos tiempo para aprender y formar nuevas habilidades.

Por tanto, los bloques de tiempo van más allá de ser un sistema para cumplir tareas. Son una forma de mantener el balance de energía y foco durante el día.

Hay cuatro tipos de bloques:

Los bloques de enfoque: Son bloques de tiempo de 90 a 120 minutos en los que eres especialmente creativo y puedes hacer un trabajo que requiere concentración.

Los bloques administrativos: Son bloques de tiempo de 30 a 60 minutos cuando tienes menos energía, pero que puedes dedicar a tareas básicas de manera efectiva. Por ejemplo, enviar correos o hacer llamadas.

Los bloques sociales: Son bloques de tiempo de 90 a 120 minutos en los que estás preparado y enérgicamente en el espacio adecuado para reunirte con otras personas.

Los bloques de recuperación: Son bloques de tiempo de duración variable que puedes usar para hacer ejercicio, meditación y autocuidado.

La cantidad de bloques de cada tipo dependerá de tu trabajo y disposición personal. Para bloques de enfoque, no se recomienda más de 4 horas al día, pues te vas a cansar.

Ajustes de los bloques de tiempos en tu trabajo diario

Los bloques de tiempo requieren de ajustes, pues a menos que trabajes solo, siempre habrá demandas del entorno que te exijan hacer compromisos.

Por ejemplo, organizar reuniones con otras personas, o las obligaciones familiares, que puedas tener si eres padre.

Es difícil, que todos tengan que plegarse a nuestro horario.

Esta visión, te ayuda a balancear tus metas y a ser más efectivo en el manejo de tu tiempo, pues vas a mantener una buena disposición mental y balancear el “hacer” con el “pensar”.

La idea es que los bloques de tiempo te den una flexibilidad, para manejar tu vida y empezar a entender mejor tus ritmos de trabajo. Así podrás sentirte con más energía, tener control de tu horario, evitar el cansancio laboral y cumplir con tus objetivos personales y profesionales.

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